2020/2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem basis data merupakan salah satu komponen penting penyusun sistem informasi manajemen. Suatu sistem informasi manajemen tidak akan berfungsi dengan baik tanpa melibatkan sistem basis data. 

Keberadaan sistem basis data dalam sistem informasi manajemen merupakan hubungan antara sistem dan subsistem karena sistem informasi manajemen mempunyai ruang lingkup yang relatif lebih luas Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen dan lebih kompleks, sedangkan sistem basis data merupakan subsistem yang berada dalam sistem informasi manajemen.

1. Sistem Basis Data sebagai Infrastruktur Sistem Informasi Manajemen 

Sistem basis data dan sistem manajemen basis data (DBMS) menyediakan sarana infrastruktur pada organisasi sistem informasi yang dibangun. Organisasi sistem informasi meliputi sistem pengolahan transaksi, sistem informasi manajemen, dan sistem pendukung keputusan. Gambar 13.8 menunjukkan keterkaitan antara sistem basis data dan ketiga sistem informasi tersebut.

2. Sistem Basis Data sebagai Sumber Informasi bagi Sistem Informasi Manajemen 

Fungsi sistem basis data dalam sistem informasi manajemen adalah sebagai penyedia atau sumber utama kebutuhan data bagi para pemakai atau informasi bagi para pengambil keputusan.

Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya dalam organisasi, dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat atas, tingkat menengah, dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari setiap tingkatan tersebut tentu berbeda. Oleh karena itu, perlu dipahami kegiatan yang dilakukan setiap tingkatan manajemen tersebut. 

a. Perencanaan Strategi 

Perencanaan strategi merupakan kegiatan dari manajemen tingkat atas. Pada umumnya, perencanaan strategi meliputi hal-hal berikut. 

1) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan. Perubahan tersebut dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi, dan sebagainya. 

2) Penetapan tujuan Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi. Tujuan organisasi ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang. 

3) Penentuan strategi 

Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi, semua kemampuan berupa sumber daya dikerahkan agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki. Sumber daya organisasi dapat berupa modal, personel, material, dan sebagainya. 

b. Pengendalian Manajemen 

Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Dalam pengendalian manajemen terdapat proses yang harus dilakukan oleh manajer. Proses dalam pengendalian manajemen menyangkut komunikasi informal dan formal.  

c. Pengendalian Operasi 

Pengendalian operasi adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiaptiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam pengendalian manajemen. Pengendalian operasi dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah. Dengan demikian, kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan penentuan strategi. Adapun manajemen tingkat menengah dan bawah lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional. Seorang manajer pada level operasional akan menggunakan sebagian besar waktunya untuk menetapkan keputusan-keputusan yang berhubungan dengan kegiatan operasional. Informasi yang diperlukan cenderung diperoleh dari sumber-sumber intern dengan pendefinisian yang jelas, terperinci, sempit, dan frekuensi pemakaian yang relatif sangat sering. Bagi manajer pada level menengah, sistem basis data berfungsi sebagai sumber informasi untuk pengambilan keputusan untuk perencanaan taktis dan pengendalian manajemen sebagai kontrol terhadap organisasi. 

Pada level ini informasi diperoleh dan dihasilkan dengan cara peringkasan dan abstraksi atas data transaksi pada level operasional. Proses pengendalian memerlukan jenis-jenis informasi sebagai berikut. 

1) Pelaksanaan yang direncanakan (standar yang diharapkan, yang dianggarkan, dan sebagainya). 

2) Perbedaan dari pelaksanaan yang direncanakan. 

3) Alasan atau penyebab terjadinya perbedaan. 

4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

3. Sistem Basis Data sebagai Sarana Efisiensi dan Efektivitas Sistem Informasi Manajemen Sistem basis data dirancang dan dibangun dengan orientasi para pemakai. Artinya, sistem basis data ditujukan untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap, sistem basis data juga dirancang agar mudah digunakan dengan berbagai cara oleh banyak pemakai, baik secara terpisah maupun bersama-sama, serta minim kerangkapan data.