2021/1 MANAJEMEN OPERASIONAL

 Tahapan Evolusi E-business

Dalam perkembangannya e-business mempunyai empat tahap evolusi agar perusahaan yang menggunakan media ini berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

a.       Tahap Inform

Pada tahap awal ini, adanya unit-unit kecil di perusahaan yang mulai mencoba membangun program-program kecil (software) berbasis internet.

Contohnya, pengembangan homepage yang menampilkan profil perusahaan di internet, atau membangun website yang isinya produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya, atau sebuah situs yang berisi berita-berita mutakhir di bidang tertentu yang berkaitan dengan tugas sebuah unit perusahaan, dan lain-lain. Hal-hal kecil ini muncul dari ide salah satu atau sekelompok orang di unit perusahaan karena yang bersangkutan memiliki pemahaman dan pengalaman di bidang internet.

Berbagai proyek kecil ini biasanya bersifat jangka pendek dan tidak membutuhkan biaya besar. Karena sifatnya yang lebih sekadar menyebarkan informasi sehubungan dengan aktivitas terkait di dalam sebuah unit perusahaan, aplikasi-aplikasi tersebut bersifat mandiri dan bebas. Artinya, tidak diintegrasikan dengan perangkat lunak aplikasi lainnya yang ada di perusahaan.

Berhasil tidaknya proyek e-business juga masih berdasarkan analisis atau kajian efisiensi yang dicapai.

1)             Dengan adanya website profil perusahaan, tidak perlu lagi dilakukan pencetakan dokumen dalam jumlah yang banyak karena para pelanggan dan mitra bisnis dapat melihatnya melalui internet. Dengan adanya email, biaya pengiriman dokumen dan kurir dapat ditekan atau dengan dikembangkannya document management sehingga mampu memangkas biaya overhead kantor dan sebagainya.

2)             Memulai e-business dengan melakukan cara-cara seperti yang dijelaskan di atas merupakan mekanisme yang cukup aman dan memiliki risiko kegagalan yang rendah.

Walaupun manfaat yang diperoleh tidak begitu signifikan, tetapi nilai terbesar yang diperoleh adalah mulai memperkenalkan (sosialisasi) konsep e-business yang paling sederhana dikembangkan Mohan (2001) kepada segenap karyawan perusahaan dengan tahapan berikut ini.

     • Ef ciency outcomes

Gambar 2.1 Tahap Evolusi e-business

Sumber: Mohan Sawhney et al., 2001

b        Tahap Automate

Tahap berikutnya adalah mencoba untuk mengintegrasikan beberapa unit di perusahaan yang telah mengimplementasikan konsep kecil e-business, antara lain sebagai berikut.

1)             Hal-hal yang menjadi dasar penggabungan modul-modul ini adalah sebuah rangkaian proses yang saling berhubungan. Contohnya, proses pengajuan anggaran dari masing-masing unit ke divisi keuangan.

2)             Melalui aplikasi atau modul situs yang lebih dinamis (berbasis database), setiap unit memasukkan rencana anggarannya dalam sebuah aplikasi dan bagian keuangan secara otomatis menerima konsolidasi anggaran dari seluruh unit yang ada di perusahaan. Contoh, di bagian pengadaan atau logistik yang secara otomatis melalui sebuah aplikasi database menerima pesanan pembelian barang dari berbagai unit yang ada di perusahaan.

3)             Keseluruhan rangkaian proses ini secara otomatis dibantu alurnya oleh aplikasi e-business. Tidak jarang pula kerap dikembangkan berbagai aplikasi yang melibatkan pelanggan (customers) dalam prosesnya. Misalnya, sistem pemesanan produk atau jasa melalui website, atau aplikasi pelayanan purna jual (CRM), dan sebagainya.

4)             Nilai yang dituju pada tahapan ini adalah efektivitas, yaitu sebuah hal yang pada awalnya sangat sulit untuk dilakukan, tetapi dengan adanya aplikasi e-business hal-hal baru dapat dilakukan oleh tiga perusahaan.

c.        Tahap Intergrate

Tahap selanjutnya dari pengembangan aplikasi e-business adalah mengintegrasikan proses bisnis perusahaan dengan perusahaan atau entiti-entiti lain yang ada di luar perusahaan.

Pada tahap ini, tujuan utama perusahaan adalah meningkatkan dan mengembangkan kinerja perusahaannya secara signifikan.

Level integritas proses bisnis antara perusahaan dengan pihak luar pada tahapan ini sangat tinggi, bahkan tidak jarang dibutuhkan suatu manajemen integrasi proses bisnis yang online dan real-time. Contoh, yang kerap dipakai untuk mengilustrasikan tahap ini adalah aplikasi package delivery tracking yang dimiliki Federal Express ataupun DHL yang memungkinkan pelanggan melalui komputernya (internet) melacak status pengiriman paketnya (yang bersangkutan dapat mengetahui posisi terkini dari paket yang dimaksud). Contoh lain adalah aplikasi e-business yang diterapkan di industri penerbangan, yaitu perusahaan dapat mengetahui lokasi terkini dari seluruh awak pesawatnya, baik yang sedang terbang maupun istirahat.

Proses pemesanan tiket bioskop atau pertandingan olah raga melalui internet yang memungkinkan seorang pelanggan untuk memilih spesifik bangku yang diinginkan juga merupakan salah satu implementasi dari e-business pada tahapan ini. Nilai terbesar yang diperoleh perusahaan di sini adalah meningkatnya keunggulan kompetitif (hal yang membedakan perusahaan dengan para pesaingnya).

d.       Tahap Reinvent

Tahap terakhir di dalam evolusi dapat secara efektif diimplementasikan jika ada perubahan paradigma mendasar dari manajemen perusahaan, terutama yang berkaitan dengan cara melihat bisnis yang ada.

Tahap ini dinamakan sebagai reinvent karena perusahaan yang telah memiliki pengalaman sukses menerapkan konsep e-business pada tiga tahap sebelumnya ditantang untuk mendefinisikan ulang mekanisme dan model bisnisnya dengan berpedoman pada peluangpeluang usaha baru yang ditawarkan oleh e-business.

Selanjutnya cara perusahaan retail dan distribusi mengubah total bisnisnya menjadi penyedia jasa informasi (portal) sehubungan dengan consumer products yang ditawarkan, atau perusahaan pembuat perangkat lunak aplikasi internet yang meredifinisikan ulang usahanya menjadi perusahaan outsourcing di bidang customer relationship management, atau perusahaan penjual buku-buku asing yang berubah menjadi perusahaan penerjemah bahasa-bahasa asing, dan sebagainya.

Kata kunci di dalam tahap ini adalah business transformation dan industry convergence. Hal itu dikarenakan semakin kaburnya batasbatas segmen industri yang ada, perusahaan dapat menawarkan berbagai jenis produk atau jasa yang belum pernah terpikirkan sebelumnya, yang pada akhirnya dapat mengubah bisnis inti yang sedang digelutinya.

Hal yang perlu diperhatikan pada tahap ini adalah perusahaan tidak dapat menerapkan konsep e-business murni tanpa adanya hubungan jejaring dengan berbagai mitra bisnis (internetworking).