2021/1 MANAJEMEN OPERASIONAL

Dalam mengembangkan manajemen operasi abad 21, terdapat tiga topik utama yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut.

1.       Peran Baru Manajemen Proyek pada Abad 21

Sebagai ilustrasi dalam peran baru manajemen proyek, antara lain sebagai berikut.

a.             American Airlines memberikan jasa pemesanan karcis kepada suatu perusahaan yang juga digunakan perusahaan penerbangan pesaing dalam menarik penumpang.

b.             Di Indonesia, PT Abadi Nusa Usaha Semesta menjadi pemasok bulb bagi perusahaan tensimeter di Eropa yang juga menjadi pesaingnya dalam memperebutkan bagian pasar produk tensimeter di Amerika. Di Indonesia memang sedang memasuki zaman baru, dengan salah satu cirinya, yaitu peralihan dari integrasi vertikal menuju spesialis.

c.              Selama dasawarsa terakhir, perusahaan sibuk melepaskan kegiatan tidak penting yang dapat dikontrakkan keluar. Kebanggaan konglomerat menguasai hulu-hilir sudah berubah menjadi kebanggaan memiliki unit usaha yang ramping, fleksibel, namun kompeten dalam bidangnya.

Dengan demikian, keberhasilan operasional perusahaan akan sangat bergantung pada keberhasilan kerja sama antara unit usaha di perusahaan tersebut dengan unit usaha dari perusahaan lain dalam pelaksanaan pekerjaan.

Setiap unit usaha, dalam kondisi di atas, merupakan bidang kompetensi dari suatu perusahaan yang akan bekerja sama dengan berbagai perusahaan lain dalam menciptakan berbagai produk. Sifat pekerjaan menjadi berubah, dari produksi/operasi rutin menjadi proyek.

2.       Loyalitas Baru

Dampak dari situasi ini pada karyawan adalah munculnya loyalitas bentuk baru: dari perusahaan ke proyek. Di perusahaan tradisional, kesepakatan atau komitmen dibuat antara individu dan perusahaan.

Organisasi baru yang lebih ramping tadi harus bekerja sama dengan berbagai unit usaha dari perusahaan lain dalam proyekproyek yang menjadi target bersama. Akibatnya, ikatan emosi antara karyawan dengan perusahaannya lebih renggang, dan hubungan dengan profesinya/teman sesama proyek menjadi lebih erat.

Implikasi dari hal itu para profesional akan bekerja keras dan mempertahankan mutu yang tinggi, tetapi mereka juga memperoleh kepuasan kerja dan identitas diri dari bidang yang mereka geluti, dan tidak lagi terlalu menggantungkan diri pada ikatan dengan perusahaaan.

3.       Manajemen Proyek

Mamaknai kata proyek di sini menunjuk pada sifat pekerjaan. Pada prinsipnya, suatu pekerjaan akan dikatakan proyek jika memiliki karakteristik berikut:

a.             memiliki keluaran (output) spesifik,

b.             melibatkan banyak pihak dan bidang keahlian,

c.              dibatasi oleh waktu (ada saat awal dan ada saat akhir),

d.             merupakan kegiatan yang “kompleks” penuh faktor ketidakpastian dan risiko, dan mempunyai siklus hidup (life cycle).

Merujuk pada karakteristik di atas, manajemen proyek dalam pengertian awam selalu dikaitkan dengan manajemen terhadap proyek konstruksi, menjadi tidak relevan lagi.

Untuk lebih jelasnya, pengetahuan dan keterampilan dalam manajemen proyek akan menjadi tuntutan yang harus dimiliki oleh semua manajer di Indonesia, apalagi masuk jalur global. Misalnya, saat seorang manajer memimpin kegiatan perancangan dan peluncuran produk baru yang akan melibatkan lintas fungsional, mulai R and D, produksi, pemasaran, keuangan, dan sebagainya maka harus menggunakan teknik manajemen proyek.

Dalam mencapai sasaran tersebut, dunia mengenal tiga level manajemen proyek, yaitu manajemen misi proyek (project mission management), manajemen proyek (project management), dan manajemen lapangan (field management). Levelling ini dibuat untuk membedakan tugas dan kompetensi yang dituntut penyandangnya, meskipun secara profesional ketiganya menyandang gelar manajer.

Fungsi utama manajemen misi proyek (MMP) adalah melakukan manajemen terhadap misi proyek, bukan semata-mata menyelesaikan proyek tepat waktu dengan biaya terbatas dan mutu memadai.

Pemimpin proyek “pengembangan produk baru” dengan misi meningkatkan citra perusahaan, tidak akan berhenti pada terbuatnya produk baru, tetapi akan dilanjutkan dengan usaha-usaha peningkatan citra perusahaan melalui produk baru tersebut.

Dalam praktik, MMP ini mewakili unsur pemilik proyek (owner), sehingga akan lebih banyak melakukan interaksi dan koordinasi tugas-tugas dan tanggung jawab pemilik, konsultan, dan pelaksana. Pemegang peran MMP harus mampu menciptakan persetujuan (dalam bentuk kontrak) mengenai hubungan kerja antara satu dengan yang lain secara detail dari proyek yang akan dibangun.

Dengan demikian, keluaran (output) seorang pemegang mandat MMP adalah kontrak dan kepatuhan para pihak (konsultan, pelaksana, dan pemilik) dalam melaksanakan kontrak tersebut.

Berdasarkan kapasitasnya, manajemen proyek lebih menitikberatkan pada cara para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek menyelesaikan tugasnya. Dalam hal ini, proses perencanaan dan pengorganisasian proyek, pemantauan dan manajemen aliran sumber daya yang mendukung pelaksanaan proyek menjadi perhatian utama.

Pada tahap pelelangan, manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, estimasi biaya, serta analisis finansial dan risiko dari proyek. Setelah pelelangan, manajemen proyek terdiri atas penjadwalan, pembelian, pengadaan, dan mobilisasi semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai dan mempertahankan pekerjaan konstruksi. Pada tahap akhir, manajemen proyek termasuk juga memantau status dan kemajuan proyek, persiapan laporan kemajuan dan klaim serta manajemen cash-flow.

Fungsi utama manajemen lapangan (ML) adalah mengolah sumber daya yang tersedia dalam operasi proyek sehari-hari di tingkat lapangan, sehingga rencana pelaksanaan yang telah disusun pada level yang lebih tinggi dapat diimplementasikan secara teratur, efisien, dan efektif. Level manajemen lapangan berfokus pada detail teknis dari metode pelaksanaan proyek dengan mempertimbangkan keterbatasan kapasitas peralatan. Aspekaspek yang perlu diperhatikan dalam manajemen lapangan, yaitu perencanaan, penjadwalan, mobilisasi, dan pengarahan aktivitas kegiatan berdasarkan ketersediaan tenaga kerja, peralatan dan material.