Pengujian Substantif Persediaan-AFRIZAR PANE CPA
Pengujian Substantif Persediaan
Pengertian Persediaan
Persediaan menurut kamus istilah akuntansi adalah barang dagangan atau persediaan yang berada di tangan atau dalam perjalanan pada suatu waktu tertentu. Adapun perkiraan-perkiraan yang dapat digolongkan sebagai persediaan adalah :
1. Bahan baku (Raw material )
2. Barang dalam proses (Work in process)
3. Barang jadi (Finish Good)
4. Perlengkapan (supplies), bahan pembantu dan suku cadang (spare part)
Definisi lain dari persediaan adalah aset:
a. tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal,
b. dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau
c. dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan
d. dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Pemeriksaan terhadap fungsi-fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan akan membantu auditor memahami pengendalian dan bahan bukti yang harus dikumpulkan untuk menguji efektivitasnya.
Hubungan antara pengujian pengendalian dan pengujian substantif adalah:
1. Auditor dapat melaksanakan pengujian substantive yang berbiaya besar jika pengendalian internal lemah.
2. Auditor bisa melaksanakan pengujian substantif disertai dengan pengujian atas pengendalian dalam proporsi yang rendah jika pengendalian internal efektif.
3. Auditor dapat melaksanakan pengujian substantif disertai pengujian pengendalian jika pengendalian internal kuat.
Biaya persediaan
1. Biaya persediaan harus meliputi biaya pembelian, biaya konversi dan biaya lain yang timbul sampai persediaan berada dalam kondisi dan tempat yang siap untuk dijual atau dipakai (present location and condition)
2. Biaya persediaan harus dhitung menggunakan rumus biaya masuk pertama keluar pertama (MPKP atau FIFO), rata-rata tertimbang (weight average cost methed) atau masuk terakhir keluar pertama (MTKP atau LIFO)
Audit Persediaan
Audit Persediaan adalah merupakan bagian dari aset perusahaan yang pada umumnya nilainya cukup material dan rawan oleh tindakan pencurian ataupun penyalahgunaan. Oleh karena itu, biasanya akun persediaan menjadi salah satu perhatian utama auditor dalam pemeriksaan atas laporan keuangan perusahaan.
Adapun tujuan utama pemeriksaan persediaan adalah untuk menentukan bahwa :
• Persediaan secara fisik benar-benar ada
• Prosedur pisah batas (cut-off) persediaan telah dilakukan dengan memuaskan
• Persediaan telah dinilai sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berlaku Umum (PSAK) yang diterapkan secara konsisten
• Persediaan yang bergerak lambat (slow moving), usang, rusak, dapat diidentifikasika dengan tepat dan dicadangkan dalam jumlah yang memadai
• Penghitungan matematis dalam daftar persediaan telah dibuat dengan cermat • Persediaan yang dijaminkan telah diidentifikasikan dan diungkapkan dengan jelas dalam catatan atas laporan keuangan
Walaupun tujuan-tujuan audit yang disebutkan di atas diarahkan terutama atas eksistensi dan valuasi persediaan dalam neraca, tetapi auditor harus selalu ingat bahwa audit terhadap akun persediaan yang dilakukannya harus berhubungan dengan harga pokok penjualan dan akun- akun terkait lainnya dalam laporan laba rugi.
Beberapa tahapan prosedur audit yang harus dilakukan auditor dalam melakukan pemeriksaan atas akun persediaan diantaranya adalah :
1. Pemahaman Bisnis Klien – kecukupan pemahaman atas bisnis perusahaan merupakan dasar terhadap audit persediaan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh auditor melalui Kuesioner Pemahaman Bisnis dan Jenis Usaha Klien akan memberikan auditor pemahaman mengenai aspek-aspek unik dari bisnis dan jenis usaha, seperti faktor musiman dan siklus, sifat dari keuangan, metode dan kebijaksanaan penjualan, kondisi persaingan usaha, bahan baku dan sumbernya, tenaga kerja dan fasilitas pabrik yang berkaitan dengan kebijaksanaan operasi perusahaan serta karakteristik sistim informasi termasuk metode costing. Pemahaman ini memungkinkan auditor untuk mencapai kesimpulan mengenai aspek-aspek laporan keuangan sehubungan dengan persediaan.
2. Penilaian Pengendalian Intern – tujuan pengendalian intern atas persediaan adalah untuk meyakinkan bahwa (a) adanya pengendalian yang memadai terhadap mutasi persediaan, (b) semua transaksi persediaan telah dicatat dan diklasifikasikan dengan tepat, (c) penghitungan fisik persediaan telah dijalankan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, (d) harga perolehan persediaan telah ditentukan dengan tepat, (e) penyesuaian atas persediaan yang bergerak lambat (slow moving), usang dan rusak telah dilakukan dengan tepat.
3. Pengujian Substantif – tujuan utama pengujian substantif terhadap persediaan adalah untuk memberikan bukti nyata dari keberadaan dan penilaian persediaan. Pengujian ini meliputi observasi dan pengujian penghitungan fisik (stock taking), pengujian ringkasan dan pengujian harga.
PEMERIKSAAN SIKLUS PERSEDIAAN
Persediaan terdiri dari berbagai bentuk yang berbeda, tergantung pada sifat kegiatan usaha. Audit atas persedian sering kali merupakan bagian audit yang rumit dan memakan banyak waktu, karena:
• Pada umunya persdiaan merupakan jenis perkiraan yang besar di dalam neraca, dan sering merupakan unsur terbesar dari keseluruhan modal kerja (working capital account)
• Persediaan berada pada lokasi yang berbeda, yang menyulitkan pengendalian secara fisik serta penghitungannya
• Keanekaragaman jenis persediaan menyebabkan berbagai kesulitan bagi auditor
• Penilaian atas persediaan juga selalu menyulitkan karena adanya faktor keuangan dan kebutuhan untuk mengalokasikan biaya-biaya pabrik ke dalam persediaan
• Adanya beberapa metode penilaian persediaan yang dapat digunakan, tapi setiap klien tertentu harus menggunakan satu metode secara konsisten dari tahun ke tahun
Sifat dasar audit atas siklus persediaan adalah eratnya hubungan siklus ini dengan siklus- siklus transaksi lain di dalam organisasi tersebut. Hubunganya dengan siklus perolehan dan pembayaran serta siklus penggajian dan personalia dilihat dari pendebitan-pendebitan ke dalam perkiraan bahan baku, tenaga kerja langsung (direct labour), dan overhead pabrik (manufacturing overhead) dalam bentuk-T. Hubungannya dengan sikluspenjualan dan penagihan dapat dilihat dari pengurangan barang jadi dan pembebanan ke harga pokok penjualan.
FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PERSEDIAAN DAN DOKUMEN TERKAIT
1.Mengolah Order Pembelian
Setiap permintaan pembelian (purchase requisition) digunakan untuk meminta bagian pembelian membuat order atas persediaan. Permintaan dapat diajukan oleh karyawan bagian gudang penyimpanan jika persediaan telah dalam jumlah untuk memesan kembali atau untuk memenuhi pesanan khusus.
2.Menerima Bahan yang Baru
Setiap bahan yang diterima harus diperiksa jumlah dan kualitasnya. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang yang menjadi bagian dari dokumen penting sebelum pelunasan dilakukan.
3.Menyimpan Bahan Baku
Bahan-bahan yang disimpan di gudang dikeluarkan dari gudang ke bagian produksisetelah adanya penyerahan permintaan bahan yang disetujuisebagaimana mestinya, order pekerjaan, atau dokumen sejenisnya yang menunjukkan jenis dan jumlah unit bahan yang dibutuhkan.
4.Mengolah Barang
Penentuan jenis dan jumlah barang yang akan diproduksi pada umumnya didasarkan pada order-order spesifik dari langganan, ramalan penjualan (sales forecast), tingkat persediaan barang jadi yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pelaksanaan kegiatan produksi yang ekonomis.
5.Menyimpan Barang Jadi
Dalam perusahaan dengan pengendalian intern yang baik, barang jadi disimpan di tempat terpisah dengan akses yang terbatas, di bawah pengendalian secara fisik. Pengendalian barang jadi sering dipandang sebagai bagian dari siklus penjualan dan penagihan.
6.Mengirim Barang jadi
Sebagai bagian integral dari siklus penjualan dan penagihan, setiap pengiriman atau transfer harus diotorisasi melalui dokumen pengiriman.
TAHAP-TAHAP AUDIT PERSEDIAAN
Tujuan menyeluruh dari audit atas persediaan adalah untuk menetapakan bahwa bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, dan harga poko penjualan telah dinyatakan secara wajar di dalam laporan keuangan. Ada 4 aspek yang menjadi perhatian auditor dalam menetapkan jenis pengujian yang akan dilakukan yaitu :
1.Pengendalian fisik terhadap persediaan
Pengujian auditor mengenai kecukupan pengendalian fisik terhadap bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi harus terbatas pada pengamatan dan penyelidikan.
2.Dokumen-dokumen dan catatan untuk transfer persediaan
Perhatian utama auditor dalam verifikasi transfer persediaan dari satu lokasi ke lokasi yang lain adalah bahwa transfer yang dicatat adalah sah, transfer yang benar-benar terjadi telah dicatat, dan kuantitas, uraian serta tanggal dari setiap transfer yang dicatat tersebut adalah akurat.
3. Catatan perpetual
Terdapatnya catatan persediaan perpetual yang memadai berpengaruh terhadap waktu dan luas pemeriksaan fisik yang dilakukan auditor atas persediaan. Jika catatan perpetual dapat diandalkan, memungkinkan untuk menguji persediaan fisik sebelum tanggal neraca, penghematan biaya bagi auditor maupun klien dan memungkinkan klien memperoleh laporan keuangan yang diaudit lebih awal.
4.Catatan mengenai biaya per unit
Catatan akuntansi biaya yang memadai harus dipadukan dengan kegiatan produksi dan catatan akuntansi lain agar dapat menghasilkan biaya yang akurat untuk semua hasil produksi. Sistem akuntansi biaya mempunyai hubungan dengan auditor karena penilaian persediaan akhir tergantung pada perancangan dan penggunaan sistem yang tepat.
Pengujian rincian saldo untuk persediaan terdiri dari:
• Menilai materialitas dan risiko inheren dari persediaan
• Menilai risiko pengendalian untuk beberapa siklus
• Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi dan prosedur analitis untuk beberapa siklus
• Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk saldo persediaan
• Merancang pengujian rincian saldo persediaan untuk memenuhi tujuan-tujuan audit yang spesifik seperti : prosedur audit, besar sampel, item yang dipilih, dan waktu audit
Hasil pengujian dari beberapa siklus selain siklus persediaan dan pergudangan akan mempengaruhi pengujian rincian atas saldo-saldo persediaan. Dua aspek pengujian rincian saldo secara terpisah yaitu : observasi fisik dan penetapan harga serta kompilasi.
Observasi Fisik
Penting bagi auditor independen untuk hadir pada saat penghitungan dan observasi, pengujian dan tanya jawab yang sesuai untuk mengetahui keefektifan metode penghitungan persediaan (inventory taking) dan ukuran (tingkat) keandalan yang mungkin diberikan pada pernyataan klien mengenai kuantitas dan kondisi fisik persediaan.
Klien bertanggung jawab menetapkan prosedur-prosedur untuk melakukan penghitungan fisik yang akurat dan untuk melakukan penghitungan dan pencatatan secara aktual. Auditor bertanggung jawab mengevaluasi dan mengamati setiap prosedur fisik klien dan menarik kesimpulan mengenai kecukupan dari persediaan fisik.
Seandainya persediaan yang alam kegiatan sehari-hari perusahaan berada di gudang umum atau para penyimpan pihak luar lainnya, maka konfirmasi tertulis dari penyimpanan tersebut dapat diterima dengan syarat bahwa apabila jumlah yang terkandung menunjukkan proporsi yang signifikan dari aktiva lancar atau keseluruhan aktiva tetap, keterangan-keterangan tambahan harus dibuat untuk meyakinkan auditor independen mengenai tindak kejujuran dalam situasi tersebut.
Pengendalian
Dalam kaitannya dengan penghitungan fisik persediaan klien, prosedur pengendalian yang memadai terdiri dari instruksi-instruksi mengenai penghitungan fisik yang cermat, pengawasan oleh petugas yang bertanggung jawab, verifikasi intern yang independen terhadap setiap penghitungan, rekonsiliasi independen terhadap penghitungan fisik dengan catatan perpetual, dan adanya pengendalian yang mencakup kartu-kartu atau formulir- formulir penghitungan.
Keputusan Audit
Keputusan audit terdiri dari :
a.Waktu (timing)
Auditor memutuskan apakah penghitungan fisik dapat dilakukan sebelu akhir tahun terutama berdasarkan keakuratan catatan persediaan perpetual.
b.Besar Sampel
Besar sampel (sample size) dalam pengamatan fisik baisanya mustahil dinyatakan dalam bentuk jumlah item sebab penekanan selama pengujian terletak pada pengamatan terhadap prosedur-prosedur klien dan bukan pada pemilihan item tertentu untuk diuji.
c.Pemilihan Jenis Item
Pemilihan jenis item/barang tertentu untu diuji merupakan suatu bagian keputusan audit yang penting dalam observasi persediaan meliputi; pengamatan jenis barang yang paling signifikan dan sampel yang mewakili jenis persediaan yang khas, persediaan yang rusak atau usang, dan alasan-alasan pengecualian jenis barang yang material oleh pihak manajemen.
Pengujian Observasi Fisik
Bagian yang paling penting dari pengamatan atas persediaan adalah penentuan apakah perhitungan fisik telah dilakukan sesuai dengan petunjuk-petunjuk klien.
Audit atas Penetapan Harga dan Kompilasi
Penetapan harga mencakup semua jenis pengujian harga satuan klien untuk menentukan apakah hal-hal itu telah benar. Kompilasi mencakup semua pengujian atas ikhtisar dari perhitungan fisik, hasil perkalian harga dengan kuantitas, penjumlahan dari ikhtisar persediaan, dan penelusuran jumlah persediaan keseluruhannya ke buku besar.
Pengendalian atas Penetapan Harga dan Kompilasi
Pengendalian intern yang penting adalah penggunaan sistem biaya standar yang menunjukkan setiap varians dalam biaya bahan, tenaga kerja, dan overhead pabrik dan dapat digunakan untuk mengevaluasi produksi.
Pengendalian intern kompilasi dibutuhkan untuk memberikan sarana guna memastikan bahwa perhitungan fisik telah diikhtisarkan sebagaimana mestinya, ditetapkan harganya dengan jumlah yang sama dengan catatan satuannya, adanya perkalian dan penjumlahan yang benar, dan dimasukkan ke dalam buku besar dengan jumlah yang tepat.
Prosedur Penetapan Harga dan Kompilasi
Dalam membahas prosedur penetapan harga dan kompilasi, tujuan spesifik terhadap pengujian rincian saldo juga sangat bernanfaat. Tujuan-tujuan tersebut antara lain:
• Kelayakan secara menyeluruh yaitu saldo persediaan, rincian yang terdapat dalam daftar persediaan dan saldo-saldo perhitungan yang berhubungan adalah layak.
• Tujuan khusus yaitu berkaitan dengan asersi penilaian dan pengalokasian, keberadaan dan keterjadian, serta kelengkapan.
Penilaian atas Persediaan
Dalam melaksanakan pengujian atas penetapan harga, ada 3 hal yang sangat penting mengenai metode penetapan harga klien, yaitu: metode tersebut harus sesuai dengan PABU, penerapan metode tersebut harus konsisten dari tahun ke tahun, dan harga pokok pengganti (replacement cost) dibanding dengan nilai pasar harus dipertimbangkan.
Penetapan harga persediaan yang berasal dari pembelian
Jenis persediaan pokok yang termasuk dalam kategori ini adalah bahan baku, suku cadang yang dibeli, dan perlengkapan. Pertimbangan pertama yaitu pada metode penilaian persediaan yang digunakan apakah FIFO atau LIFO, rata-rata tertimbang atau yang lain. Selain itu, juga menyelidiki apakah ongkos angkut, penyimpanan, potongan, dan lainnya juga termasuk dalam nilai persediaan.
Penetapan harga persediaan yang diproduksi sendiri
Dalam menetapkan harga barang dalam proses dan barang jadi, auditor harus memperhatikan biaya bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik. Hal ini menyebabkan pelaksanaan audit atas barang yang diproduksi sendiri lebih rumit dibandingkan dengan audit atas persediaan dari pembelian.