2020/2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pada pembahasan sebelumnya telah disebutkan bahwa sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang saling terkait yang secara kolektif membentuk suatu kesatuan. Permainan sepak bola misalnya, dilakukan sesuai dengan sistem yang terdiri dari unsur-unsur tim, stadion, peralatan, wasit, dan aturan-aturan tertentu. Sistem syaraf terdiri dari bagian-bagian tubuh manusia yang terhubung, meliputi otak, syaraf tulang belakang, sel neurit dan dendrit, serta ganglia. Maka suatu sistem informasi manajemen yang berbasis komputer (computer-based management information system) terdiri dari manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten. Ada pula dikatakan bahwa SIM berbasis

komputer adalah suatu SIM yang menempatkan perkakas pengolah data komputer dalam kedudukan yang penting. Sekarang ini, kalau orang menggambarkan SIM yang modem yang dimaksud adalah SIM yang terkomputerisasi sehingga gagasan-gagasan tentang komputerisasi di dalam organisasi swasta maupun publik sesungguhnya berkenaan dengan tujuan penyempurnaan sistem informasi itu sendiri. Ada beberapa alasan mengapa komputer merupakan perkakas yang sangat penting di dalam SIM modern. Alasan yang pertama berkenaan dengan kemampuan komputer mengolah data. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun peng­ambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia. Ciri-ciri kemampuan komputer dan kemampuan otak manusia dapat diuraikan dalam tabel berikut:

Dari ciri-ciri kemampuan manusia dan kemampuan komputer tersebut, dapat dilihat bahwa apabila keunggulan manusia dan komputer digabungkan akan kita peroleh kinerja yang sangat baik bagi SIM. Sebagian pakar bahkan mengatakan bahwa persoalan pokok di dalam SIM modern adalah bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan komputer untuk menghasilkan keputusan manajerial yang baik. Alasan yang kedua tentang pentingnya pemakaian komputer dalam SIM adalah bahwa teknologi otomasi melalui komputerisasi sudah tersedia di mana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah. Sangat disayangkan bila kemampuan finansial suatu organisasi dan kemampuan aparatnya sudah memungkinkan untuk mengadakan SIM berbasis komputer tidak mau menyesuaikan diri dengan tuntutan kebutuhan yang mengharuskan pengolahan data yang cepat dan efisien. Sudah tentu, komputerisasi tidak dapat dilakukan serta-merta tanpa mempertimbangkan kemampuan staf, keuangan, dan kebutuhan pengolah dala. Akan tetapi, bila kemampuan itu memang sudah ada, hendaknya organisasi segera menyesuaikan diri.

 Harus diingat bahwa meskipun komputer mampu melakukan hal-hal yang fantastis di dalam mengolah informasi, penggunaan informasi itu tetap tergantung pada manusianya. Secanggih apapun sistem komputer yang dipakai, bila manusia tidak dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan atau kurang mampu memanfaatkan komputer itu secara optimal, maka sistem komputer itu tidak akan banyak manfaatnya. Bagaimanapun juga komputer adalah alat. Keberhasilan penggunaannya tergantung pada manusia. Ini perlu ditegaskan berulang kali karena berdasarkan pengalaman banyak manajer yang memiliki ekspektasi (harapan) terlalu tinggi dari adanya komputerisasi. Kegagalan yang dialami oleh suatu SIM banyak disebabkan oleh anggapan bahwa komputerisasi akan dapat memecahkan setiap persoalan dalam organisasi atau karena too high expectation tersebut. Banyak manajer yang mengharapkan peningkatan besar dalam produktivitas dan pelaksanaan di dalam organisasi setelah sebuah sistem komputer baru terpasang. Harapan itu terkadang terlalu besar dan tidak realistis.

 Kembali kepada pembahasan pokok, pengadaan data dan informasi di dalam organisasi merupakan suatu sistem. Secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur berikut:

1.    Manusia. Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan unsur manusia supaya sistem yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan manusialah yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM. Unsur manusia dalam hal ini adalah para staf komputer profesional dan para pemakai (computer users).

2.    Perangkat keras (hardware). Istilah perangkat keras merujuk pada perkakas mesin. Karena itu, perangkat keras terdiri dari komputer itu sendiri yang terkadang disebut sebagai central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya. Perangkat pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output devices), perkakas penyimpanan (memory), dan perkakas komunikasi.

3.    Perangkat lunak (software). Istilah perangkat lunak merujuk pada program-program komputer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Yang disebut program komputer adalah instruksi-instruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian- bagian perangkat keras SIM berbasis komputer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersedia.

4.   DATA. Seperti telah diuraikan sebelumnya, data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan diklasifikasikan, dimodifikasi atau diolah oleh program-program supaya dapat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu, dan akurat.

5.   PROSEDUR. Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer. Misalnya, peraturan bahwa setiap permin­taan belanja barang di suatu instansi harus tercatat di dalam database komputer atau peraturan bahwa setiap akses operator komputer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya.