D. Implementasi Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana strategis yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana strategis dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup kebutuhan strategis organisasi, aspek legal pendukung organisasi, dan masukan kebutuhan dari pengguna.

1. Konsep dan Proses Pengembangan Sistem Informasi

          Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan waktu yang lama. 

          Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahap mulai dari sistem direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan, dan dipelihara. Apabila operasi sistem yang telah dikembangkan masih timbul permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (system life cycle).

2. Tahap-tahap Pengembangan Sistem

a. Tahap Perencanaan 

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem dilontarkan. Dalam tahap perencanaan, pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat

Keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:

  1. ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Informasi tentang kegiatan memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan
  2. dapat mengidentifikasi wilayah atau area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal; 
  3. dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi; 
  4. tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal
b. Tahap Analisis

Ada dua aspek yang menjadi fokus pada tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

c. Tahap Perancangan/Desain

Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.

d. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, karena semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail.

e. Tahap Implementasi
         Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan dalam organisasi.
         Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem mencakup hal-hal berikut:
1) merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi;
2) mengumumkan rencana implementasi;
3) mendapatkan sumber daya perangkat keras dan lunak;
4) menyiapkan database;
5) menyiapkan fasilitas fisik;
6) memberikan pelatihan dan workshop;
7) menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem);
8) menggunakan sistem baru.

f. Tahap Pascaimplementasi
          Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Akan tetapi, ada satu tahap lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pascaimplementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pascaimplementasi adalah pemeliharaan sistem yang akan dikelola

3. Faktor Pendukung dan Penghambat dalam Penerapan Sistem Informasi
            Faktor-faktor yang memengaruhi kesuksesan antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Adapun alasan dari kegagalan penerapan SI antara lain karena kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

          Sistem informasi masih mengalami kegagalan dalam penerapannya. Adapun faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan sistem informasi, antara lain sebagai berikut.
a. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
           Pihak eksekutif perusahaan yang menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian sistem informasi dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau mereka tidak mengerti, menjadi faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan sistem informasi yang besar dalam perusahaan.

b. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan
           Dalam hal ini, penerapan sistem informasi dalam perusahaan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut.

c. Inkompetensi secara teknologi
           Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan teknologi informasi dan kurangnya inisiatif dan keaktifan SDM dalam menyosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada tentu akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan berjalan seperti yang diinginkan.

d. Strategi dan tujuan yang tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
           Banyak pimpinan perusahaan tidak mengetahui visi, misi, strategi, ataupun rencana bisnis yang berkaitan dengan implementasi sistem informasi di perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu.

e. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem
            Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem merupakan salah satu penyebab gagalnya implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan.
             Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan adalah bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Ketidaktahuan ketika berinvestasi menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar. (Pambudi, 2003).