11.4 Delivery Order Pengiriman Pesanan
Formulir Delivery Order (DO) atau biasa dikenal dengan Surat Jalan adalah formulir yang dapat Anda gunakan untuk mencatat aktifitas pengiriman barang yang dipesan pelanggan Anda, dimana aktifitas pengiriman barang tersebut tidak disertai dengan tagihan yang harus dibayar Customer. Pada saat Anda mencatat aktifitas pengiriman barang yang dipesan customer pada Formulir Delivery Order, maka secara otomatis ACCURATE akan mencatat Akun Goods in Transit (Debit) dan mencatat pengeluaran barang dari Gudang – Akun Inventory (Credit) dimana pengakuan revenue dan cost of good sold dari barang yang Anda kirim baru akan dilakukan setelah Anda mencatat Tagihan atas pengiriman barang tersebut pada Formulir Sales Invoice.
Catatan : Akun Goods in Transit adalah akun silang dengan tipe Inventory Part, akun ini berfungsi sebagai akun penampung sementara value dari item yangdijual, sampai terbitnya Sales Invoice.
Formulir Delivery Order
Tombol-tombol pada Formulir Delivery Order:
1. Previous : Membuka form DO sebelumnya
2. Next : Membuka form DO selanjutnya
3. Preview : Membuka tampilan DO sebelum di print
4. Select SO : Menarik SO yang sudah dibuat sebelumnya. Pada tombol ini, selain SO juga ada pilihan untuk memilih Sales Quotation dan RMA.
5. Copy Transaction : MengCopy Transaction dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk mengCopy Transaction ini, Anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
6. Memorize Transaction : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Order untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Order lainnya.
7. Invoice : Tombol shortcut untuk langsung membuat Sales Invoice.
8. Save & New : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Order.
9. Save & Close : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus menutup tampilan.
Kolom-kolom pada Formulir Delivery Order:
1. Customer : Field untuk menentukan Customer
2. PO No. : Diisi dengan no PO dari Customer
3. Delivery No : No DO / Surat Jalan yang dibuat.
4. Delivery Date : Tanggal dibuatnya DO
5. Ship to : Secara otomatis terisi dengan Nama & Alamat Customer sesuai dengan data Customer, tetapi field ini dapat diubah apabila alamat pengiriman ada perubahan.
6. Ship Via : Pilihan jenis pengiriman barang.
Detail Tabel pada Formulir Delivery Order:
1. Item : Kode barang yang akan dikirim
2. Item Description : Keterangan nama barang yang dikirim
3. Qty : Jumlah barang yang dikirim
4. Item Unit : Satuan barang yang dikirim
5. Qty Control : Kuantitas berdasarkan satuan gudang
6. Dept : Pilihan department yang mengirim barang (jika ada)
7. SN : Serial Number barang yang dikirim
8. Qty used : Kolom ini hanya muncul pada DO yang sudah pernah disimpan, angka yang muncul menunjukkan jumlah barang yang sudah dibuatkan invoicenya.
9. SO No. : Kolom yang memuat No SO. Kolom ini hanya muncul apabila DO ini berasal dari SO.
10. Quote No. : Kolom yang memuat No. Penawaran, apabila DO diambil dari Sales Quotation.
11. Description : Keterangan atas Pengiriman Barang.
Cara Membuat Formulir Delivery Order :
Anda dapat mencatat aktifitas pengiriman barang pesanan pelanggan pada Formulir Delivery Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
1. Buka formulir Delivery Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Delivery Order.
2. Isi formulir Delivery Order berdasarkan gambar berikut ini:
Beberapa kemungkinan pencatatan Delivery Order diantaranya :
1. Delivery Order from Sales Quotation [Surat Jalan dari Penawaran
Penjualan] Pembuatan DO yang berasal dari SQ dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikirim yang berasal dari SQ yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select Quote, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.
2. Delivery Order from Sales Order [Surat Jalan dari Pesanan Penjualan]
Pembuatan DO yang berasal dari SO dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikirim yang berasal dari SO yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select SO, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.
3. Delivery Order from RMA [Return Merchandise Authorization]
Pembuatan DO yang berasal dari RMA dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikirim yang berasal dari SO yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select SO, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.
4. Delivery Order not from SO / SQ / RMA
Pembuatan DO tidak selalu harus didahului dengan SO. DO dapat dibuat langsung dengan mengisikan detail item pada kolom yang tersedia. Item yang ingin di kirim dapat di pilih langsung dari kolom Item No.
Daftar Pengiriman Pesanan (List Of Delivery Order)
Semua formulir Delivery Order yang telah Anda buat akan disimpan atau direkap pada sebuah Tabel yang disebut Daftar Delivery Order.
Daftar Delivery Order dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Delivery Order.
Tampilan daftar Delivery Order terbagi menjadi beberapa bagian :
1. Tombol menu pada Daftar Delivery Order
a. New : Membuat DO yang baru
b. Edit : Mengubah DO yang tersorot
c. Delete : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
d. Filter : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal.
e. Refresh : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
f. Print : Mencetak daftar DO atau mencetak DO yang tersorot.
g. Return History : Menampilkan histori retur barang yang telah dibuat berdasarkan DO yang tersorot.
h. Find : Mencari DO berdasarkan No DO atau No Customer
2. Detail Tabel Delivery Order
a. Delivery No : No DO
b. Date : Tanggal pembuatan DO
c. Customer Name : Nama Customer penerima barang
d. Description : Keterangan atas DO tersebut
e. Printed : Status DO tersebut, apakah sudah dicetak atau belum
3. Menu Klik kanan Mouse – DO list
a. New : Membuat DO yang baru
b. Edit : Mengubah DO yang tersorot
c. Delete : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
d. Outstanding Only : apabila di aktifkan ()akan menampilkan DO yang belum dibuatkan Sales Invoicenya.
e. Filter : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal.
f. Sort by : Menampilkan DO secara urut berdasarkan pilihan kolom yang tersedia.
g. Refresh : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
h. Email : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak DO ke email.
i. Bill – to : Menampilkan data Customer DO yang tersorot
j. Returns : Menampilkan daftar retur atas DO tersebut.
Cara Menghapus/Mengubah Formulir Delivery Order
Formulir Delivery Order yang telah Anda simpan dapat Anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Delivery Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
1. Buka Daftar Delivery Order dari menu utama List – Sales – Delivery Order
2. Pada Daftar Formulir Delivery Order cari Formulir yang ingin Anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin Anda hapus/ubah pada kolom FIND.
3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau edit tersorot, langkah selanjutnya klik kanan Delete (klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.
Catatan : Formulir Delivery Order dapat dihapus/diubah dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada transaksi Sales Invoice. Jika formulir Delivery Order tersebut telah diproses pada transaksi Sales Invoice, Anda harus terlebih dahulu membatalkan transaksi Sales Invoice yang menggunakan DO tersebut, baru kemudian Anda dapat menghapus Formulir DO yang Anda inginkan.