2023/2/Diploma Tiga KP/Komputerisasi Akuntansi

Formulir Penerimaan Penjualan (Sales Receipt) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan pelunasan sales invoice terutang dari Customer/Pelanggan.

Formulir Sales Receipt

Tombol-tombol pada Formulir Sales Receipt:

1. Previous : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Sales Receipt sebelum formulir sales return yang tampil.

2. Next : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Sales Receipt sesudahnya sales return yang tampil.

3. Print : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan formulir Sales Return.

4. Auto Apply : Tombol yang berfungsi untuk mengalokasikan secara otomatis jumlah pembayaran yang diterima (cheque amount) pada invoice yang terutang.

5. Help ? : Tombol yang berfungsi untuk membuka menu bantuan

6. Save & Close : Tombol yang berfungsi untuk menyimpan tampilan Formulir Sales Receipt yang telah Anda buat sekaligus menutup tampilan Formulir Sales Receipt tersebut.

7. Save & New : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan Fomulir Sales Receipt yang telah Anda buat sekaligus untuk membuka tampilan Formulir Sales Receipt yang baru.

Kolom-kolom Pada Formulir Sales Receipt:

1. Received From : Customer yang melakukan pembayaran

2. Form No : No voucher dari penerimaan pelanggan, otomatis berurut dari no sebelumnya.

3. Payment Date : Tanggal penerimaan pembayaran dari Customer

4. Bank : Akun dengan tipe Cash / Bank yang digunakan untuk mencatat penerimaan pembayaran Customer.

5. Rate : Kurs yang digunakan pada saat pembayaran, apabila Customer menggunakan mata uang asing.

6. Cheque No. : No Cek Customer yang digunakan saat pembayaran

7. Cheque Date : Tanggal Cek yang digunakan untuk pembayaran.

8. Dept. : Pilihan departemen yang berhubungan dengan penerimaan pelanggan tsb. Field ini hanya muncul pada ACCURATE edisi Deluxe

9. Memo : Keterangan atas penerimaan pelanggan

10. Void Cheque : Option untuk menandakan apabila cek yang dibayarkan ternyata cek kosong atau cek yang dibatalkan.

11. Fiscal Payment : Aktifkan option ini, untuk mencatat pembayaran pajak khusus untuk pelanggan dengan mata uang asing.

12. Cheque Amount : Jumlah uang yang diterima sesuai dengan currency bank yang digunakan.

13. Equiv. Amount : Nilai ekuivalen secara otomatis atas jumlah uang yang diterima apabila menggunakan mata uang yang berbeda.

14. Existing Credits : Jumlah kelebihan bayar (overpay) dari formulir penerimaan pelanggan yang sebelumnya.

15. Distribute Amount : Jumlah yang didistribusikan untuk melunasi invoice terhutang dengan formula Equiv. Amount ditambah Existing Credit (Apply from Credit di centang).

16. Recalc : Tombol ini untuk mengisi Cheque Amount sesuai dengan invoice yang akan dibayarkan.

Detail Tabel Formulir Sales Receipt

1. Pay : Centang kolom ini, pada baris invoice yang akan dibayarkan

2. Invoice No. : No. invoice yang terhutang

3. Date : Tanggal invoice yang terhutang

4. Discount Date : Tanggal discount invoice yang terhutang sesuai dengan syarat pembayaran pada invoice (terms)

5. Amount : Nilai total dari invoice.

6. Owing : Nilai terhutang dari invoice yang belum dibayarkan

7. Payment Amount : Nilai yang akan dibayarkan atas invoice yang terhutang. Kolom ini dapat langsung diisi sendiri apabila nilai yang dibayarkan berbeda dengan nilai terhutang.

8. Pph Ps. 23 : Nilai potong dari pph pasal 23

Klik Mouse Kanan pada Kolom Payment Amount :

1. Discount/Write off – Info : Berfungsi untuk memasukkan discount pada invoice atau denda dan menentukan akun untuk menampung discount atau denda yang di berikan.

2. Pph Ps 23 : Untuk menginput potongan pajak pasal 23

3. Show Invoice : Menampilkan Sales Invoice yang tersorot. 

Informasi Lainnya Pada Formulir Sales Receipt :

1. Total Owing : Nilai total dari kolom owing atau jumlah yang masih terhutang

2. Total Payment : Nilai total pembayaran

3. Overpay : Nilai kelebihan bayar (jika ada)

4. Total Discount : Nilai total dari Discount/Write off – Info

CARA MENCATAT PENERIMAAN PELANGGAN

1. Sales Receipt For Sales Invoice

Pencatatan aktifitas penerimaan pembayaran Faktur Penjualan (SalesInvoice) terutang dari pelanggan dapat dilakukan dengan cara:

a. Buka Formulir Sales Receipt dari menu utama Activities – Sales – SalesReceipt (Aktifitas – Penjualan – Penerimaan Penjualan).

b. Isi formulir Sales Receipt dengan mengikuti petunjuk pada gambar berikut ini :

c. Setelah semua informasi pada formulir Sales Receipt selesai Anda input, klik tombol Save and Close untuk menyimpan penginputan yang telah Anda lakukan sekaligus untuk menutup tampilan Formulir Sales Receipt.

2. Sales Receipt With Discount

Pada saat pembayaran invoice, terkadang ada discount tambahan selain discount yang berasal dari invoice, misal discount yang berasal dari Syarat Pembayaran (Terms) 2/10,n/30. Untuk memasukkan discount ini, berikut langkah – langkahnya :

a. Buka form Sales Receipt dari menu Activities [Aktifitas] – Sales [Penjualan] – Sales Receipts [Penerimaan Pelanggan] atau dari menu Explorer – Sales.

b. Pilih Customer dan isi semua field yang dibutuhkan seperti form no, tanggal, bank, no cek dan tanggal cek serta memo.

c. Centang invoice yang ingin dilunasi pada kolom Pay, atau isikan jumlah yang dibayarkan pada kolom Payment Amount.

d. Kemudian klik kanan pada baris invoice yang akan di discount, lalu klik Discount/Write off – Info. Setelah itu akan muncul window Discount Information.

e. Isikan jumlah discount pada field Discount Amount, kemudian pilih Discount Account dengan mengklik tombol drop down, dan isikan Department jika ada. Discount ini dapat diisikan lebih dari sekali dengan mengklik tombol (+), sedangkan tombol ( -- ) untuk menghapus discount yang sudah diinput.

f. Setelah semua data terisi dengan lengkap, jangan lupa untuk mengklik tombol Recalc untuk memastikan jumlah pembayaran benar.

g. Lalu klik Save & New atau Save & Close.

3. Sales Receipt With Late Charge

Transaksi ini merupakan kebalikan dari transaksi sebelumnya. Pada transaksi ini, Customer dikenai denda atas keterlambatan pembayaran atau hal-hal lain. Berikut langkah pengerjaannya :

a. Aktifitas ini sama caranya dengan Sales Receipt with discount yaitu melalui klik kanan Discount / Write – off Info.

b. Tetapi angka yang dimasukkan pada field Discount Amount diberi tanda MINUS (-) sehingga perlakuannya menjadi kebalikan dengan Discount. Dan untuk Discount Account biasanya diisikan dengan akun tipe Pendapatan.

4. Sales Receipt For Fiscal (PPN)

Pembayaran Pajak khusus untuk Customer dengan mata uang asing (Foreign Currency) biasanya dilakukan secara terpisah, karena Pajaknya langsung dihitung dalam Base Currency (Rupiah). Untuk melakukan aktifitas ini, caranya hampir sama dengan CR for SI, yaitu :

a. Buka form Sales Receipt, kemudian pilih Customer, lalu lengkapi semua field yang dibutuhkan.

b. Sebelum mencentang invoice yang mau dibayar, aktifkan dulu (centang) option box Fiscal Payment yang terletak di sebelah kanan atas. Kemudian centang kolom Pay pada baris Invoice yang terkena pajak. Maka terlihat pada kolom Payment Amount nilai dari Pajak Invoice yang akan dibayarkan.

c. Setelah semua data di isi dengan lengkap, klik tombol Recalc lalu Save form tersebut.

Fiscal Payment hanya aktif untuk Customer dengan Foreign Currency dan tidak berlaku pada Customer dengan Base Currency (Rupiah). Kolom Pay dan Payment Amount hanya dapat diisi pada baris Invoice yang terkena Pajak atau mempunyai nilai Pajak dalam Base Currency (Rupiah).

5. Sales Receipt With Other Foreign Bank Currency

Pada saat penerimaan pembayaran invoice dari pelanggan tidak terbatas pada jenis dari mata uang. Invoice yang menggunakan Foreign Currency dapat di bayar menggunakan Base Currency dan begitupun sebaliknya.

Berikut langkah-langkah pembuatannya :

a. Buka form Sales Receipt, kemudian pilih Customer, isi No form & tanggal.

b. Pilih Bank yang menerima pembayaran tersebut. Jika customernya menggunakan Foreign Currency, dapat juga memilih Bank Base Currency (Rupiah) atau sebaliknya. Invoice dengan Rupiah dibayar dengan mata uang asing.

c. Kemudian isikan Rate nya sesuai dengan kurs transaksi, dan lengkapi no serta tgl cek. Lalu centang invoice yang mau dibayar.

d. Setelah semua terisi dengan benar, klik tombol Recalc, lalu akan terlihat pada field Cheque Amount jumlah yang akan di bayarkan dan pada field Equiv. Amount jumlah dalam mata uang asing.

e. Lalu klik tombol Save & Close atau Save & New untuk menyimpan form tersebut.

Pembayaran dengan mata uang asing hanya dapat dilakukan dari Base Currency ke Foreign Currency atau sebaliknya. Belum bisa dilakukan dari Foreign ke Foreign seperti dari USD ke SGD atau sebaliknya.

6. Sales Receipt With Overpay

Terkadang pada penerimaan pembayaran dari pelanggan bisa terjadi ada kelebihan bayar. Jumlah uang yang diterima lebih banyak dari nilai invoice yang mau dibayar. Apabila terjadi seperti itu, ACCURATE tetap dapat menyimpan kelebihan bayar tersebut untuk bisa digunakan pada transaksi berikutnya. Berikut langkah-langkah penggunaan overpay :

a. Buka form Sales Receipt, kemudian pilih Customer, isi No form & tanggal.

b. Apabila pada Customer ada Overpay, maka akan terlihat jumlahnya pada field Existing Credits. Dibawah field tersebut ada option box Apply from Credit, centang box untuk menggunakan Existing Credit tsb.

c. Setelah box Apply from Credit dicentang, akan muncul option box Return Overpay. Box ini berfungsi untuk mengembalikan kelebihan bayar tersebut kepada Customer yang bersangkutan. Tetapi apabila Overpay ini ingin digunakan untuk membayar invoice lainnya, maka Option box Return Overpay jangan dicentang.

d. Kemudian pilih invoice yang ingin dilunasi. Setelah semua data sudah terisi dengan lengkap, Save form tersebut.