2023/2/Diploma Tiga KP/Komputerisasi Akuntansi

Sales Quotation Form adalah formulir penawaran penjualan yang berfungsi untuk mencatat berbagai jenis barang yang ingin dan dapat dijual kepada customer (pelanggan).

Formulir Sales Quotation

Tombol-tombol Pada Formulir Sales Quotation

a. Previous : Membuka form Sales Quotation sebelumnya.

b. Next : Membuka form Sales Quotation selanjutnya.

c. Preview : Melihat tampilan Sales Quotation sebelum diprint.

d. Tombol Short Cut terdiri dari:

SO : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form sales order jika Anda ingin langsung membuat sales order dari Sales Quotation tersebut tanpa menutup tampilan sales quotation yang sedang Anda buat.

DO : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form Delivery order jika Anda ingin langsung membuat Delivery Order dari Sales Quotation tersebut tanpa menutup tampilan Sales Quotation yang sedang Anda buat.

Sales Inv. : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form Sales Invoice jika Anda ingin langsung membuat Sales Invoice dari Sales Quotation yang sedang Anda buat.

f. Template : Menu list down yang menampilkan pilihan template (rancangan) dari Form Sales Quotation.

g. Save & New : Tombol yang digunakan untuk menyimpan Sales Quotation yang tampil sekaligus membuka tampilan Sales Quotation yang baru.

h. Save & Close : Tombol yang digunakan untuk menyimpan Sales Quotation yang tampil sekaligus keluar dari tampilan Sales Quotation.

Kolom-kolom Pada Formulir Sales Quotation

1. Order By : Field isian untuk memilih nama Customer yang memesan barang/jasa

2. Cust. is Taxable : Option box ini akan otomatis tercentang jika Customer yang Anda pilih, pajaknya sudah disetting.

3. Inclusive Tax : Option box ini akan otomatis aktif jika option box Cust. Is Taxable sudah dicentang. Anda dapat mencentang Inclusive Tax ini jika unit price (harga jual) barang/jasa sudah termasuk PPN.

4. Quote Number : Secara default, field ini secara otomatis telah terisi dengan angka 1000. Anda dapat menggantinya sesuai dengan penomoran quotation perusahaan Anda. Default dari nomor ini adalah menambah satu nomor dari terakhir yang diinput. Jika terdapat nomor yang double (sama) maka ACCURATE akan secara otomatis memberikan warning bahwa nomor tersebut sudah ada dan Anda dipersilahkan untuk menggunakan nomor yang lain.

5. Quote Date : Field yang berfungsi untuk mencatat tanggal quotation.

6. Quote To : Field ini dapat Anda isi dengan nama contact person dari customer Anda.

7. Salesman : Menu list down yang berisi nama salesman.

Detail Tabel Item Pada Formulir Sales Quotation

1. Item : Pilih nomor item yang akan ditawarkan kepada customer

2. Item Description : Secara default kolom ini akan terisi dengan Item Description (nama barang) sesuai dengan nomor item yang Anda pilih. Field Item Description ini dapat Anda ubah dengan description lain yang Anda inginkan dengan cara mengetik langsung pada field tersebut.

3. Qty : Isi kolom ini dengan kuantitas (jumlah) barang yang akan ditawarkan. Default field ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi dengan angka minus (angka di bawah NOL).

4. Unit : Pilih jenis satuan atas kuantitas yang ditawarkan

5. Unit Price : Isi harga jual barang yang ditawarkan per kuantitas satuan barang

6. Disc % : Isi discount barang yang diberikan kepada customer/

7. Tax : Field ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika Sales Tax Code dari Item yang Anda pilih sudah disetting ( List | Item). Jika kolom ini tidak terisi otomatis Anda dapat mengetikkan kode pajak sesuai dengan settingan pajak Customer.

8. Amount : Otomatis menghitung harga jual bersih dari item yang ditawarkan yaitu Qty x Unit Price – Disc %.

9. Dept. : Pemilihan Departemen yang berhubungan dengan Penawaran.

10. Proceeded : Kolom yang secara otomatis terisi dengan jumlah barang yang sudah dibuatkan dalam SO, DO atau Sales Invoice.

11. Closed : Centang kolom ini, apabila ingin membatalkan Penawaran. 

Informasi Lain Pada Formulir Sales Quotation

1. Description : Isikan keterangan atas penawaran barang tersebut

2. Sub Total : Penjumlahan dari Amount di dalam detail Invoice

3. Discount : terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon (multi discount) dan amount diskon (dalam jumlah uang)

4. Closed : Option box untuk membatalkan Penawaran. Berfungsi sama dengan kolom Closed pada Detail.

5. Freight : Isikan jumlah estimasi biaya angkut yang harus ditanggung oleh customer atas penjualan barang tersebut.

6. Total Invoice : Total nilai penawaran (Subtotal – Dicount + Tax + Freight).

CARA MEMBUAT FORMULIR SALES QUOTATION

Anda dapat mencatat Aktifitas penawaran penjualan kepada Customer pada Formulir Sales Quotation dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

1. Buka formulir Sales Quotation yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Sales Quotation (Aktifitas – Penjualan – Penawaran Penjualan).

2. Isi formulir Sales Quotation berdasarkan gambar di bawah ini :

3. Setelah semua informasi Sales Quotation Anda input, langkah selanjutnyaklik tombol Save & Close untuk menyimpan penginputan yang telah Anda lakukan sekaligus menutup tampilan formulir Sales Quotation yang telah Anda buat.

DAFTAR SALES QUOTATION

Daftar Sales Quotation adalah tabel yang menampilkan semua formulir sales quotation yang telah Anda buat dalam Database ACCURATE.

Daftar Sales Quotation dapat Anda buka dari menu utama List – Sales – Sales Quotation [Daftar – Penjualan – Penawaran Penjualan).

Tampilan Daftar Sales Quotation terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol Menu Pada Daftar Sales Quotation, terdiri dari:

a. New : Untuk membuat Sales Quotation yang baru

b. Edit : Untuk membuka form Sales Quotation yang tersorot

c. Delete : Untuk menghapus Sales Quotation yang tersorot. SQ yang

dapat dihapus adalah Quotation yang belum diproses menjadi Sales

Order, Delivery Order atau Sales Invoice.

d. Filter : Untuk memunculkan menu filter disamping. Filter

berfungsi untuk memudahkan Anda dalam menampilkan Sales Quotation

berdasarkan Customer, Mata Uang, Tanggal dan Status.

e. Refresh : Tombol ini berfungsi untuk memperbaharui tampilan List SQ sesuai dengan inputan terakhir, apabila ada perubahan yang dibuat pada SQ.

f. Print : ada 2 pilihan, Print List untuk mencetak daftar SQ dan Print Selected Order untuk mencetak SQ yang disorot.

g. Proceeded by : Menampilkan proses selanjutnya dari SQ yang tersorot berupa SO, DO atau SI yang sudah dibuat berdasarkan SQ tersebut.

h. Find : Field ini berfungsi untuk mencari SQ yang diinginkan berdasarkan Nomor atau Keterangan.

2. Sales Quotation List Detail, terdiri dari:

a. Date : Tanggal Quotation di buat

b. Quote No. : No Penawaran yang di tentukan oleh perusahaan

c. Order by : Nama Customer (pemesan)

d. Status : Status SQ, dibagi menjadi 4 :

Proceeded : barang sudah dikirim semuanya

Closed : sebagian / semua barang yang ada dibatalkan

Waiting : sebagian barang sudah ada yang dikirim.

Queue : barang belum ada yang dikirim sama sekali.

e. Discount : Jumlah discount yang dicantumkan dalam penawaran.

f. Tax : Nilai pajak keluaran

g. Freight : Biaya angkutan yang ditagihkan kepada Customer

h. Invoice Amount : Nilai total penawaran penjualan.

i. Description : Keterangan yang ada pada Sales Quotation.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Sales Quotation

Formulir Sales Quotation yang telah Anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir

Sales Quotation dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

1. Buka formulir Daftar Sales Quotation dengan cara klik menu utama List – Sales – Sales Quotation;

2. Pada Daftar Formulir Sales Quotation cari Formulir yang ingin Anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin Anda edit atau hapus pada kolom FIND.

3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (Klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Catatan : Formulir Sales Quotation dapat dihapus/diubah dengan catatan formulir tersebut belum diproses dalam transaksi Sales Order/Delivery Order atau Sales Invoice. Jika formulir Sales Quotation tersebut telah diproses dalam transaksi, Anda harus terlebih dahulu membatalkan transaksi yang berhubungan dengan formulir tersebut baru kemudian menghapus formulir tersebut.