2.4 Akuntansi Umum
Akuntansi umum dalam MISI disebut dengan Accounting Umum (AU) yang dikodifikasikan dalam sebuah buku pedoman. Di dalam buku ini terdapat kumpulan formulir yang berfungsi untuk mengatur pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan pekerjaan akuntansi.
Lembaran-lembaran formulir (disediakan 76 nomor formulir) tersebut dirancang dari segi judul formulir, ukuran, warna, kolom dan baris. Setiap formulir diberi kode AU, kemudian diikuti dengan nomor, misalnya AU-6 adalah formulir jurnal umum, AU-8 adalah kartu rekening buku besar. Formulir yang menggunakan kertas berwarna putih, untuk pengeluaran uang/bank (AU-12) diberi tulisan biru, sedangkan formulir untuk penerimaan uang/bank (AU-9) diberi tulisan merah. Khusus formulir AU-9 dan AU-12 disamping berfungsi sebagai sistem "voucher" juga berfungsi sebagai formulir "jurnal" (special journal cash receipt journal/AU-9, dan cash disbursment journal/AU-12). Jurnal transaksi dilakukan dengan memperhatikan kode rekening yang terkait dengan transaksi.
Sistem SGV menggunakan sistem rubrik , dan dalam tiap rubrik terdapat 10 rekening, tiap rekening dapat dibuat 10 sub rekening, dan tiap sub rekening dapat pula dibuat 10 sub-sub rekening. Dari urutan angka rubrik dapat diketahui bahwa rubrik 0, 1, 3, 7, adalah rubrik untuk rekening-rekening neraca, dan rubrik 3, 4, 5, 6, 7, 8, dan 9 adalah rubrik untuk rekening-rekening laba rugi, sedangkan rubrik 2, sifatnya netral atau sementara yang pada akhir periode bersaldo 0.
Susunan rekening adalah merupakan daftar akun (chart of accounts) yang ada. Setiap rekening diberi nomor kode rekening berdasarkan "stelsel rekening desimal".
Susunan angka kode rekening terdiri atas 5 sampai 7 digit, misalnya 100.00. Kas Besar, 110.00. Bank, 110.00.10. Bank A, 110.00.20. Bank B, dan seterusnya. Dengan sistem komputer, susunan kode rekening dapat dirubah sesuai dengan tuntutan program yang digunakan dalam sistem komputer itu sendiri, sehingga mungkin saja lebih dari 7 digit.
Sistem SGV dirancang berbasis pengolahan data secara manual. Untuk proses data berupa transaksi keuangan menggunakan pendekatan IPO (input, proses, output) dimulai dari tersedianya dokumen transaksi bersifat keuangan seperti dokumen AU atau PB yang bersifat non-cash sebagai input, kemudian diproses melalui jurnal (AU 6), kemudian dari jurnal di posting ke kartu rekening buku besar (AU 7) dengan cara "tulis tembus" (menggunakan kertas karbon berwarna hitam) ke kartu kontrol rekening (AU 8). Fungsi dari AU 8 adalah sebagai kontrol terhadap jumlah uang di debet dan di kredit harus sama (balance), oleh karena itu setiap ada mutasi di AU 7, harus juga tercatat di AU 8. Untuk transaksi yang bersifat kas atau bank, fungsi AU 6 sudah digantikan oleh AU 9 dan AU 12
Sedangkan peristiwa yang bersifat non keuangan seperti perubahan jumlah dan kondisi tenaga kerja, langsung diproses, dan disusun laporannya dengan menggunakan formulir LPMU. Secara periodik, informasi yang disiapkan oleh unit kebun terdiri atas neraca percobaan (PB 71), laporan manajemen (LM), dan LPMU, begitu pula di tingkat kantor pusat, disiapkan infomasi yang yang sama untuk kantor pusat sendiri, yang kemudian di kompilasi dengan informasi yang berasal dari unit kebun dan unit pabrik .
Dengan perkembangan teknologi informasi, pengolahan data menjadi informasi sebagai output menjadi lebih cepat, akurat atau teliti dan hemat. Jika dibandingkan dengan cara manual, proses pengolahan data menjadi cepat karena kemampuan komputer yang dapat bekerja lebih cepat terutama dalam hal menghitung
Akurasi data menjadi lebih baik karena pemrograman yang teliti. Dalam jangka pendek dapat menghemat penggunaan jumlah tenaga kerja, dan dalam jangka panjang investasi awal menjadi lebih murah. Tahapan proses pengolahan data menjadi lebih singkat, karena pekerjaan tersebut sudah dibantu oleh kecanggihan komputer dalam mengolah data yang diinput
